Ethiek en klokkenluidersbeleid

Bij Electra nemen we onze partnerschappen, samenwerkingen en zakelijke impact serieus. We zijn toegewijd aan het onderhouden van transparante, respectvolle en betrouwbare relaties met onze medewerkers, partners, leveranciers, aandeelhouders en stakeholders.

Doel:

Als onderdeel van ons beleid voor risicopreventie en verantwoordelijkheid hebben we een systeem opgezet voor het verzamelen en verwerken van ethische klachten die we ontvangen van stakeholders en die te goeder trouw worden ingediend.

Het doel van dit systeem is om iedereen aan te moedigen situaties en gedragingen te melden die in strijd zijn met de Gedragscode van Electra, in lijn met het Klokkenluidersbeleid.

Als u een zorg, klacht of kwestie heeft die u onder onze aandacht wilt brengen, moedigen we u aan om onderstaand proces te gebruiken. Uw inbreng is van onschatbare waarde om ons te helpen onze activiteiten voortdurend te verbeteren en onze gedeelde waarden hoog te houden.

Vertrouwelijkheid:

U kunt uw klacht anoniem indienen en er wordt geen identificerende informatie verzameld, tenzij u ervoor kiest deze te delen voor de opvolging, mits dit de verwerking van de klacht niet verhindert.

Elke indiening wordt serieus genomen en zal snel en onpartijdig worden beoordeeld door onze VP Legal, die verantwoordelijk is voor het toezicht op zakelijke ethiek en corruptiekwesties.

Dank u voor uw hulp bij het waarborgen van de integriteit en eerlijkheid van onze activiteiten.

Proces:

Intern meldkanaal:

• Electra biedt een intern meldkanaal om zorgen van medewerkers te melden.

Extern meldkanaal:

• Voor direct contact met het Ethiekcomité is het hoofdkanaal het e-mailadres: ethics@go-electra.com

• Een klacht kan echter ook anoniem worden verzonden via:

  • GoogleForm (link): in het Frans, in het Engels

  • post (in een gesloten envelop) verzonden naar VP Legal, ELECTRA, 104 rue de Richelieu, 75002 Parijs, Frankrijk

Referentie:

Referentiedocumenten zijn hier te vinden:

• Gedragscode

• Klokkenluidersbeleid

Follow-up

Als u uw contactgegevens in uw melding hebt gedeeld, ontvangt u binnen maximaal 7 kalenderdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging.

Het klokkenluiderscomité

Voor elke zaak wordt een klokkenluiderscomité samengesteld uit:

• VP Legal

• Chief People and Impact Officer

• Een lid van de Raad van Bestuur, afhankelijk van de betreffende melding

De leden van elk klokkenluiderscomité, verantwoordelijk voor de follow-up van een melding, zijn gebonden aan vertrouwelijkheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Als de melder echter zijn/haar contactgegevens heeft gedeeld, hebben alleen de VP Legal en de Chief People and Impact Officer toegang tot de identiteit van de klokkenluider.